【企業目線】パッケージソフトの導入を決めるときの確認事項

最近では全ての業務をアナログでこなしている企業も減少してきており、多くの企業でシステムを導入しております。今までシステムを入れていなかった企業においても、事業拡大で成長途中であれば、今後はシステムを導入して業務効率化を進めていきたいと思うときもあるでしょう。

そこで当サイトでは以前、「そろそろ自社業務をシステム化したいと思う企業様へ【方法等まとめ】」にてシステム導入のためのノウハウをお伝えしてきました。しかしイチからオリジナルのシステムを構築するのではなく、既に標準システムが出来上がっているパッケージソフトを導入することもあるはずです。

そこで今回はパッケージシステムの導入を決めるときの確認事項について、企業目線で考えるべきことについて、ご説明していきたいと思います。

自社で求めている機能を満たすことができるかを確認

まずパッケージソフトというのは「特定の業界・分野で使用できる汎用的なシステムである」ことを忘れてはいけません。ある程度、業務上で必要となる機能は盛り込まれていますが、自社で必要とする機能が100％パッケージソフトで補えるという保障はありません。もし業界内ではイレギュラーとされるような特殊な処理を行っているのだとしたら、それは標準機能には盛り込まれていない可能性もあります。

そのためもしパッケージソフトを導入するなら、自社で求めている機能が、パッケージの標準機能として用意されているかを確認しなければなりません。

必要機能を洗い出して標準機能と比較する

パッケージの導入を決める前に、まずは自社で必要な機能を洗い出すことから始めましょう。もし財務関係の業務をシステム化したいのであれば「売掛金・買掛金の確認」や「請求書の出力」などの機能が必要となると思います。

それら自社で必要なシステム要件を一覧表形式にまとめ、それぞれの要件がパッケージソフトで対応できるかを確認していきます。パッケージの標準機能で満たすことのできる要件が多ければ多いほど、コストパフォーマンスの高い買い物だと表現することもできます。

標準機能で実現不能な機能はカスタマイズで対応するか検討

もしパッケージの標準機能で満たせない要件があれば、どうするかの選択肢は以下の3つ。

• あきらめる
• 別機能と運用でカバーする
• カスタマイズで対応

あきらめる場合と、別機能と運用でカバーする場合には、特に追加費用が発生することはありません。しかしどうしても欲しい機能の場合、カスタマイズで対応することになります。もちろんカスタマイズするということは、SE対応が発生するため、別途で開発費用がかかってきます。

カスタマイズ費用も安くはないため、本当に必要な機能かどうかは慎重に吟味するようにしてください。せっかく予算をかけてカスタマイズしたのに、やっぱり必要なかったなと後悔することもよくあります。
※参考記事「システムの初回導入時には本当に必要な機能の切り分けを慎重に！」

そして必ずカスタマイズにかかる費用は見積りをとり、その金額に見合う機能かどうかを確認するようにしましょう。システム化にかけるコストを抑えるためにパッケージシステムを導入したのに、カスタマイズが多くなりすぎて予算をオーバーしてしまったなんてのはよく聞く失敗談ですから。

サポート期間を確認

システムは一度導入すれば一生使えるというわけではありません。WindowsのOSもどんどん新しいものに変わっていきますし、オフィス製品もインターネットブラウザのバージョンも更新されていきます。

システムは環境ありきで動く代物ですので、ハードやOS、ミドルウェアと呼ばれる、コンピュータを動作させる環境面に変化があると、環境に適合できずにシステムが動かなくなってしまうこともありえます。

そうした場合、システムのサポート期間が設けられていれば、SEが何かしらの対応をしてくれるかもしれません。商品を買ってから、いつまでの期間サポートを受けられるのかも、事前に確認しておくべき大切なことの一つです。

バージョンアップは定期的に行われるかを確認

パッケージシステムといえども、軽微なバグが無いとも限りません。また導入してみたら使い勝手が悪いなと思う部分が出てきたり、業界内の仕組みが変わることで、既存の標準機能では機能不足になってしまうことも考えられます。

そうした先のことも考えると、定期的にシステムのバージョンアップが行われるかどうかも、確認しておきたい項目です。

もちろんバージョンアップされていくようなパッケージは保守費用などが発生する場合も多く、一概にバージョンアップがあるから良い、ないから悪いということではありません。ただしパッケージを導入したから終わりではなく、導入後もSEに面倒を見てもらえると思うと、システムには詳しくないお客様にとっては心強いものになるでしょう。

パッケージを導入するシステムの規模感や企業としての考え方に依存するところではありますが、バージョンアップなどのアフターフォローの充実度も、パッケージ導入の検討時には確認しておきましょう。

 

おわりに

一見するとコストパフォーマンスの高そうなパッケージソフトですが、よく調べもしないまま、何も知らないまま導入を決めてしまうのはあまりに危険です。

「他システムとのデータ連携や、追加機能の作りこみのため、思った以上にカスタマイズ費用が発生してしまった」と後悔する企業もたくさんあります。そうした後悔を少しでも防止するため、最低限今回ご説明したことは、パッケージの導入を検討する際に意識していただければと思います。