何時間もかける長すぎる進捗会議は本当に必要なのか？

システム開発におけるプロジェクトでは、しばしば進捗会議が開催されます。何をやるかといえば、工程表をベースにして、各担当者の進捗状況を確認し、プロジェクトの課題点や今後の予定などを共有していくものです。

この進捗会議、場合によっては2時間～3時間ほど続くこともあり、「これ本当に必要なの？」と思っているSEも多いことでしょう。進捗会議の必要性について、思うところを述べていきたいと思います。

進捗会議自体はとっても大事

時間のことはいったん脇に置いといて、進捗会議自体はとっても大事です。その理由は次の三点。

メンバー全員に情報共有を徹底する

SEにとっては「ただの情報の再確認のために、貴重な時間を割いてまで集まることなの？」と思うかもしれません。その気持ちも分からなくはないですが、プロジェクトチームの中には、現状の課題点を理解できていないメンバーもいるのです。中には自分の担当作業で工程遅れが生じているのにも関わらず、それすら問題視していないSEもいたりします。

そうしたSEがメンバー内にいると、プロジェクトを進めていく上で、どこかで綻びが生じてしまいます。だからメンバー全員がしっかりと共通認識として意識してもらいたいことは、わざわざ会議のような形をとって情報共有するのです。

それなら「重要事項はメール配信で事足りるのでは？」と思うかもしれませんが、困ったことにメールもろくに確認しないSEもいます。各SEの意識の違いによって、メンバー間で認識のずれが起こってしまうと、後々になって大きな手戻り作業が発生してしまうリスクが高くなってしまうので、時間を割いてまで進捗会議を開く意味はあるのです。

一体感を演出して、メンバー間の連携を円滑にする

プロジェクトメンバーで集まって、進捗会議を開くのには、「一体感を演出して、メンバー間の連携を円滑にする」という意味合いもあります。

SEもプロジェクトの最中は忙しくしていますから、なかなかメンバーが一同に集まる機会を設けるのも難しいです。しかしそれでもメンバーが集まり顔を合わせてコミュニケーションを取ることで、プロジェクトに一体感のようなものが生まれ、個々の連携が円滑になります。

SEは一人で作業をするわけではなく、一つのシステムを皆で構築していくわけですから、あらゆる局面で連携作業は必須となります。メンバー間での連携がスムーズに行われないと、後々に大きな問題が発覚する可能性も高くなりますので、それを防止するという意味でも、一体感は大事になるわけです。

特にシステム開発の現場は、さまざまな企業のSEが集まってチームを組むことも多いので、上手に連携ができることは、とても重要な要素となるのです。

士気を高める

長すぎる進捗会議はメンバーの士気を落としますが、効果的に会議を開催すれば、士気を高めることもできます。

PMからメンバー全員に向かって口頭でメッセージを伝えられるのは、進捗会議の時ぐらいでしょう。そうした場でSEやPGなどのメンバーが疲れを見せているようであれば、ねぎらいの言葉を投げるなり、激励の言葉を投げるなりで、やる気を引き出させることもできます。

PMとしては、進捗会議も作業のように行うのではなく、こうしたことも頭に入れながら、会議を開催したいものです。

進捗会議に時間をかけすぎる必要はない

上記で進捗会議の重要性についてはご理解いただけたかと思いますが、本件の何時間もかけるような”長すぎる進捗会議”は必要ありません。先にご説明した進捗会議を開催する意味を理解していれば、だらだらと進める必要はなくなるでしょう。

情報共有であれば事前に要点をまとめておき、それを伝えること。その場でそれぞれのメンバーから進捗状況を報告させると、なんやかんやと会議の時間も長くなってしまいます。

また課題点については、有識者が集まったときに検討をしたいと思うこともあるでしょう。そうした場合もPMが進行役を勤め、意見が乱立し、まとまりがなくなってしまう検討会議になってしまうのを防止しましょう。課題点は一覧形式でまとめておき、会議中に答えを出すなり、担当者を割り振るなり、再度要検討とするなり、しっかりとその場でクローズできることが理想です。

こうしたことを徹底していれば、進捗会議も30分～1時間程度で終わらせることができるのではないでしょうか。会議ひとつに何時間もかけることはありません。

 

おわりに

しっかりとプロジェクトを自分ごととして捉え、プロジェクト遂行のために自分が何ができるかを考えられるSEにとっては、進捗会議は無駄な時間かもしれません。しかしメンバー全員がそういう考えを持っているわけではないのです。そうした意味では、進捗会議はプロジェクトを進めるために、とても有効なイベントとなります。

しかし何時間もかける必要は全くありません。しっかりと進捗会議でやるべきことを意識して、長くても1時間以内には会議を終わらせられることが理想ではないでしょうか。