誤字・脱字を削減するために効果的な施策をご紹介

ソフトウェア開発を進める上で欠かせない設計書や仕様書などのドキュメント。前回はお客様にご提出するドキュメントに誤字や脱字があることの危険性を「ドキュメントの誤字・脱字はお客様の信頼を失うから気を付けろ」にてお伝えしました。

そこで今回は誤字や脱字を削減するために効果のある施策をご紹介していきます。

書いている最中から間違いがないかを意識する

まず大事なのは「文章を書いている最中から、誤字や脱字がないか意識する」ということです。至極当たり前のことですが、意外とこれができていない人が多いものです。

ついつい「後で見返せばいいや」と考えてはいませんでしょうか。ひとしきり資料を用意した後に見返してみて、誤字・脱字が多発する人は、ぜひ書いている最中から意識するようにしてください。そうするだけで圧倒的に誤字や脱字の数が減るはずです。

集中できない人は、小声で発生しながら文章を打ち込むというのも効果的です。

内容の見直しはある程度時間をおいてから

ドキュメントを用意したら、お客様にご提出する前に内容を見直すことは鉄則ですが、大事なのはいつ見直すかです。

誤字・脱字を極力減らしたいのであれば、できるだけ時間をおいてから見直してください。資料を用意した直後はまだ内容も鮮明に記憶していますので、先入観からつい見落としが発生してしまいます。

見直しのタイミングはできるだけ時間をおけばおくほど、新鮮な気持ちで見返せるようになります。とは言ってもいつまでも寝かせておくわけにもいきませんので、資料を作成した翌日あたりに見直しの時間を取るとよいでしょう。

第三者にレビューをお願いする

自分一人で仕事を完結させるのではなく、他人の力を借りることも、誤字脱字を削減する有効な手の一つ。大事なドキュメントは、チームのメンバーや上司・部下など、第三者にも確認してもらいましょう。

第三者は初めて目を通す資料になりますので、先入観はゼロの状態でチェックすることができます。自然と自分で見返すよりも誤字や脱字の検出率は高くなります。

Wordの文章校正機能を利用する

仕事で使用するPCであれば、たいていはMicrosoft OfficeのWordがインストールされていると思います。そしてWordには文章校正という便利な機能が標準で搭載されていますので、誤字脱字のチェックは人の眼だけでなく機械の力に頼ってみるのもよいでしょう。

Wordの文章校正機能を有効にしていると、文章をコピペしただけで、表記のおかしい箇所には波線が表示されるようになります。

文章校正機能の設定などは、外部のページになりますがこちらの「Wordで文章校正とスペルチェックをする方法」に記載されておりますので、ご覧ください。

 

おわりに

システムエンジニアも人間ですから、どれだけ注意したとしても誤字・脱字を生んでしまうリスクをゼロにするのは難しいものです。しかし努力し、知恵を使うことで、誤字・脱字の発生率を抑えることは可能です。

日ごろからドキュメント類の不備が目立つようであれば、今回ご紹介した施策を取り入れてみてはいかがでしょうか。