進捗報告の進捗率は何を根拠に示せばよいのか？そのコツをご紹介

システム構築をチームで円滑に進めていくために必要不可欠なのが業務報告です。そして業務報告の中には進捗報告も含まれるわけですが、進捗率という数字ベースで報告することが求められます。

ただし進捗率については何を根拠に示せばよいのか・・と悩んだことのある人も多いのではないでしょうか。今回は進捗率を示すときのポイントをお伝えしたいと思います。

数ではなく量で進捗率を算定する

まず大事なことは、進捗率は数ではなく量で算定することです。

例えば6本のプログラムを仕上げるタスクを任されたとして、進捗報告時点で3本完了していたとします。もし数で進捗率を算定した場合は、3/6ですから「50%」や「5割」という数字になるはずです。上長やマネージャーはこのように報告を受け取ると「任せた仕事も折り返し地点で、あと同じ時間をかければ全て終わるだろう」と思うはず。

ただし残っているプログラムがとても複雑なものだったり、ステップ数の多いものであれば、これまでに3本のプログラムを仕上げた時間よりも多くの時間を費やすことになるでしょう。そうすると上長やマネージャーは「こないだ50%の進捗率だったのに、なんでまだ終わっていないの？」と突っ込まざるを得なくなります。

上記のようなトラブルを防止するためにも、進捗率は作業量を基準として求める必要があるのです。そして数ではなく量で進捗率を求めるには、6本のプログラムそれぞれを終わらせるにはどのぐらいの時間がかかるかを見積もります。

• プログラム1：1時間
• プログラム2：3時間
• プログラム3：4時間
• プログラム4：5時間
• プログラム5：7時間
• プログラム6：4時間

作業見積もりが上記のようになった場合、プログラムを6本終わらせるにはトータル24時間かかることになります。そしてプログラム1から順番に着手していった場合、3本目を終わらせた時点では8時間分の作業を終わらせたことになります。

全体の進捗率としては、8/24ですから「3割」or「33%」が完了しているという見立てになり、そのように報告すれば、上長やマネージャーの想定と乖離することもなく、プロジェクトを円滑に進めることができます。

進捗率は少々控えめな数字にするのもポイント

進捗率を出すときのコツとしては、少々控えめな数字にするのもポイントの一つです。

そもそもの作業全体の見積もりも100%正確ではないでしょうし、仕事をしていれば予期せぬトラブルに見舞われることもあります。それに雑用レベルの仕事を頼まれることも多く、メインの作業にずっと集中できるわけでもありません。

そのため10時間かかる仕事に取り掛かっていて、自分の感覚で5割ぐらい終わらせたとき、進捗報告では「4割程度完了している」と報告するぐらいの感覚でよいと思います。本来であればしっかりと「5割完了」と報告するのが理想なのかもしれませんが、実際の仕事となると、そううまいこと事は運びませんし、報告を撤回するのも面倒なので、ちょっと余裕をもって報告するくらいの方が上手くいくものです。

進捗率に少しのバッファを設けることで、ちょっとしたトラブルがあっても、前回報告時の進捗率を訂正することなく作業を行うことができます。そうすれば上長やマネージャーからの評価も「しっかりと工程管理ができるSEだ」といったような高評価を得ることにもつながるでしょう

あくまで”少々”であること

ある程度余裕を持たせた進捗率にすることも、あくまで”少々”であることが肝心です。

5割の作業が終わっている時点で「2割完了」という報告をしてしまえば、逆に上長やマネージャーからは「あいつは作業見積もりが下手だ」とか「これだけ時間をかけて何をやっているんだ」などの悪い印象を与えてしまうことになります。

あまりバッファを持たせすぎるのも良くありませんので、お気をつけください。

進捗率の精度を高めるには経験も必要

新人エンジニアのうちは、見当違いもはなはだしい進捗報告をしがちで、先輩社員から怒られることも多いでしょう。あまりに怒られすぎたり、できなさすぎると、自分はSEに向いていないのではないかと不安になるかもしれませんが、過度に不安になる必要もありません。

進捗報告にて適切な進捗率を算定できるのも、経験を積むことによって上手になっていくものです。だから毎回自分の報告で悪かった点を見直していく作業を繰り返していけば、徐々に報告上手になっていくはずです。大事なのは反省を繰り返すことです。

 

おわりに

システム構築作業もチームで動いておりますので、進捗報告を上手に行えることは、システムエンジニアにとって大事な能力となります。この進捗率があまりにずれすぎていると、プロジェクト全体の工程管理にも影響を及ぼしてしまいます。

必ず数ではなく量で全体の作業を見積もり、そこから進捗率を計算するようにしてください。