議事録を書くために知っておくべきこと、注意すべきこと

お客様との打ち合わせの際にとる議事録ですが、システム開発においても定例会議や仕様検討会議などで議事録を作成する場面は多々あります。議事録の作成は「言った・言わない」という水掛け論争を防止するという意味でも効果的なのですが、結構面倒な作業であることに間違いありません。

とは言っても企業にとっては大事な資料となりますので手抜きはできません。今回はそんな議事録を書くために知っておくべきこと、注意すべきことについて、ご紹介していきたいと思います。

議事内容は録音するかしないか問題

議事録の作成は、会議中に録音した音声を聴き返しながら議事録を書く人と、メモ書きを参考にして自分の記憶を頼りに議事録を書く人の2パターン存在します。これに関してはどちらが間違いということはありません。要は何を優先するかだと思います。

正確性を優先するなら録音

会議中の会話を漏らすことなく議事録に残さなければならない場合、メモ書きでは限界がありますので、録音したものを聴き返しながら文面に起こしていくことで、より正確性が増します。

しかし議事内容を聴き返すにも実際の会議と同じ尺の時間がかかりますし、巻き戻しなどをしていたら余計時間がかかります。長時間の会議になればなるほど、議事録作成に多くの時間を費やさなければなりません。録音型は時間と手間がかかるというデメリットがあります。

スピードを優先するならメモ書き

会議中のメモ書きもとにして議事録を書くのは、録音に比べて短時間で議事録を仕上げることができます。議事内容の一言一言をメモに取っていなくても、重要なポイントをメモしておけば、ある程度細部まで思い出せるものです。

しかし人間の記憶力にも限界がありますので、議事録に残しておくべき重要事項を漏らしてしまうこともあります。会議の内容をしっかりと思い出せるうちに、議事録作成に取り掛かるとよいでしょう。またメモを取る能力も併せて高めておきたいものです。

新人のうちは録音して書き起こすのがよい

議事録の作成は新米エンジニアが担当することも多いのですが、新人のころは分からない言葉があったり、業務を知らないがゆえに、会議の内容を理解しながら重要ポイントをメモしていくことが難しいです。

そのため新人のうちは時間はかかってしまいますが、録音した音声をもとに議事録を書いていくことをおすすめします。分からないことを調べながら議事録を書いていくことで、業務知識を深めていくことができて一石二鳥となります。

どこまで正確に文面に書き起こすか

議事録を書く上で悩むことの一つに、会議中に喋った内容をどこまで正確に文面に書き起こすかということ。

議事録を残しておく目的は、後々に「言った・言わない」ともめることを避けるためのものですので、基本的にはお客様との会話を残していく中で、以下のことが明確に記載されていればよいと思います。

• 現状報告
• 決定事項
• 検討事項
• 対応事項

これらの事項を含めながら、簡潔に議事内容が理解できることが、良い議事録と言えるでしょう。

お客様によっては会話を細かく残してほしいという要望もある

議事録に書き残しておくべきことの基本は上記で説明した通りですが、お客様によっては会議中の会話を細かく残してほしいと要望が出ることもあります。

議事録は自分達とお客様の双方で納得できることが重要ですので、そうした場合は面倒かもしれませんが、できるだけ細かく書くようにしましょう。そうすると先にお話しした「手書きメモ or 音声録音問題」では、しっかりと音声を録音しておくことが得策でしょう。

同席者によるレビューで二重チェック

議事録は自分一人で作成して完結するのではなく、会議に同席した人間に内容チェックをお願いするようにしましょう。

重要事項の記載漏れだけではなく、言葉の解釈の違いなどによって、議事録の内容に誤りがあることもあります。内容に誤りのある議事録が通ってしまえば大変ですので、二重チェックという意味でも会議に同席した第三者にレビューをお願いするようにしましょう。

必ずお客様に回覧してもらい回収する

議事録は作成しただけでは意味がありません。必ず作成した議事録はお客様に渡して、回覧してもらいましょう。そして回覧したらその証に「承認印」や「回覧印」などの、内容を確認したことを証明するための捺印をいただくようにしてください。

こうすることで議事内容について双方の合意を取ることができ、今後問題が発生したときも過去の議事録を証拠資料として引っぱり出すことができます。

そしてお客様印を押してもらった議事録を回収することも忘れてはいけません。回収後は社内で大切に保管しておきましょう。

おわりに

議事録は新米エンジニアにも任せられるぐらいの作業ですが、どれだけ時間をかけるのか、どこまで詳細に書くべきなのか、などを考えると案外奥の深い作業なのです。

それもいざという時のための重要な資料となりますので、手を抜くことも許されません。議事録作成はあまり面白い作業ではありませんが「どうせ議事録だから・・」と思わずに、どうすればさらに良くなるかを考えながら、まとめ上手になっていきましょう。